Een trouwdag plannen lijkt op papier soms verrassend overzichtelijk. Je zet alle onderdelen onder elkaar, plakt er tijden aan en klaar.
Totdat blijkt dat een jurk aantrekken geen tien minuten duurt, iedereen voor de groepsfoto’s ineens spoorloos is en niemand rekening heeft gehouden met de twintig minuten die nodig zijn om van locatie A naar locatie B te komen.
Een goede planning betekent voor ons niet dat iedere minuut van jullie dag vastligt. Juist niet. De fijnste trouwdagen hebben genoeg structuur om nergens stress over te krijgen, maar ook genoeg ruimte om dingen gewoon te laten gebeuren.
Begin bij de dingen die écht vaststaan
De ceremonie, het diner en bijvoorbeeld het moment waarop jullie locatie sluit zijn meestal de vaste punten van de dag. Begin daarmee en werk van daaruit terug.
Is de ceremonie om 15.00 uur? Dan kun je vervolgens bepalen wanneer jullie first look plaatsvindt, hoeveel tijd er nodig is voor foto’s en wanneer het aankleden moet beginnen.
Probeer niet andersom te plannen door eerst te bedenken dat je “om 11.00 uur klaar wilt zijn” en daarna alles erin te proppen. Dat levert meestal vooral heel veel haast op.
Geef de getting ready meer tijd dan je denkt
Dit is een van de onderdelen die bijna standaard langer duren dan verwacht.
Niet eens omdat het aantrekken van een jurk uren kost, maar omdat er tussendoor van alles gebeurt. Een moeder die nog even iets moet zoeken. Oorbellen die nergens liggen. Iemand die ineens emotioneel wordt. De visagist die nog één pluk haar wil corrigeren.
Voor fotografie beginnen we meestal ongeveer anderhalf uur voor de first look. Dat geeft genoeg tijd om details vast te leggen, de jurk te fotograferen en vooral ook de sfeer van dat eerste deel van de dag mee te krijgen.
En belangrijker: jullie hoeven niet gehaast in jullie kleding te springen omdat het volgende onderdeel alweer wacht.
Plan reistijd alsof jullie op een gewone zaterdag onderweg zijn
Tien minuten rijden is zelden tien minuten in een trouwdagplanning.
Iedereen moet naar buiten, spullen moeten mee, er wordt nog afscheid genomen, iemand moet naar het toilet en vervolgens staat er natuurlijk ergens een tractor voor je.
Tel daarom niet alleen de routeplanner-tijd mee, maar ook de tijd die nodig is om daadwerkelijk te vertrekken en weer uit de auto te komen.
Een kwartier extra ruimte voelt tijdens het plannen misschien overdreven. Op de dag zelf voelt het als luxe.
Een first look hoeft geen evenement te worden
Een first look is vaak juist mooi omdat het even van jullie twee is.
Geef jezelf daarom letterlijk wat ruimte. Niet dertig gasten op twee meter afstand met telefoons in hun hand, maar een paar minuten waarin je elkaar echt kunt zien.
Plan ook niet direct daarna alweer het volgende onderdeel. Als iemand emotioneel wordt, een sluier opnieuw vast moet of jullie gewoon even willen praten, is het fijn als daar tijd voor is.
Groepsfoto’s kosten meer tijd dan de foto zelf
e daadwerkelijke foto duurt vaak nog geen minuut.
Het verzamelen van vijftien mensen wel.
Onze grootste tip: maak vooraf een beperkte lijst met combinaties die jullie echt belangrijk vinden en laat één iemand helpen met het verzamelen van de volgende groep.
Zo hoeven wij niet rond te roepen waar oom Peter is terwijl oom Peter inmiddels bij de bar staat.
En nee, twintig verschillende combinaties voelen op de dag zelf zelden nog als een leuk idee.
Plan niet ieder kwartier vol
Dit is misschien wel de belangrijkste.
Een trouwdag is geen productieplanning.
Er gaan dingen uitlopen. Mensen gaan langer speechen dan afgesproken. De jurk werkt niet mee. Het diner begint later. Jullie komen onderweg iemand tegen die absoluut even gefeliciteerd moet worden.
Als er nergens ruimte in de planning zit, zorgt één vertraging ervoor dat alles daarna ook te laat begint.
Een paar kleine buffers gedurende de dag maken daarom een enorm verschil. Niet zodat jullie twintig minuten op een stoel hoeven te wachten, maar zodat niemand in paniek raakt als iets nét anders loopt dan bedacht.
Denk ook aan het licht
Niet ieder moment van de dag is fotografisch hetzelfde.
Midden op een zonnige zomerdag kan het licht hard zijn, terwijl het vlak voor zonsondergang ineens prachtig zacht wordt. Daarom plannen we een lange fotoshoot lang niet altijd als één groot blok.
Soms maken we eerder op de dag een aantal foto’s en halen we jullie later tijdens het diner of de borrel nog tien minuten naar buiten zodra het licht fantastisch is. Sorry alvast voor wat jullie op dat moment aan het doen waren.
Laat ruimte om jullie dag daadwerkelijk mee te maken
Uiteindelijk is de planning er voor jullie. Niet andersom.
Als jullie de hele dag bezig zijn met hoe laat het volgende onderdeel begint, missen jullie precies waar jullie zo lang naartoe hebben geleefd.
Wij denken daarom vooraf graag mee over wat realistisch is. Niet om jullie dag strak dicht te timmeren, maar juist zodat er op de dag zelf zo min mogelijk over die planning nagedacht hoeft te worden.
Want de mooiste momenten staan meestal nergens in het draaiboek.
VERTEL ONS OVER JULLIE DAG
Zijn jullie bezig met de planning en benieuwd hoeveel tijd fotografie op jullie trouwdag écht nodig heeft? Vertel ons jullie plannen, dan denken we graag met jullie mee.
